Support 2.0

Sommarhälsning från kundtjänsten

På begäran av våra eldsjälar i kundtjänsten så skulle jag vilja ge er en uppdaterad inblick i denna vitala del av kundupplevelsen.

Apropå kundupplevelse, så har 2010:s första halvår bjudit på en del radikala förändringar — åtminstone internt. 😉 Driftavdelningen har kommit tätare inpå dig som kund då de idag sitter tillsammans med vår kundtjänst — under en gemensam ledning!

Därför deltog de båda avdelningarna i en gemensam workshop strax innan semestertiderna drog igång. Och det var en stor succé! Dagens program bjöd på både sessioner med kunskapsutbyte, sessioner från eldsjälar från bägge avdelningarna med förslag på förbättringar av rutiner men även analyser av våra kunders senaste feedback.

Och resultaten talar för sig själva. Det finns nu en gemensam dagordning och förståelse för vad som är viktigt för våra kunder. Den hade även en trevlig bieffekt eftersom mängden omfattande och plötsliga problem har minskat avsevärt och vi agerar idag långt mer proaktivt än tidigare.

Jag vågar nästan säga att kunderna mer än någonsin sätter våra prioriteringar — och det är ingen dålig utgångspunkt, eller hur?

Jag har dessutom lovat att hälsa från killarna och tjejerna som tackar för de många kommentarer och betyg de har fått in på både supportartiklar och supportärenden! Det ger dem en värdefull insikt i vardagen, men också under de två halvårliga workshopsen.

En riktigt trevlig sommar från alla oss på Surftown! 🙂

Inget svar från supporten

Jag har tyvärr noterat en riktigt tråkig händelse. Kunder har nämligen rapporterat att de har väntat väääldigt länge på ett svar från Supporten!

Dessvärre är det så att supportsystemet har uppvisat anarkistiska tendeser. Ett eller annat skumt syntaxfel har inneburit att ett antal kunder inte har fått något mail med svar.

För tillfället är det 600 supportsvar som är berörda av detta problem, och detta beklagar vi oerhört. Allt har sett ut till att fungera som det ska från vår sida, medan ni har otåligt väntat på ert svar.

Felet har högsta prioritet, och förhoppningsvis är det fixat inom en mycket kort tid. Tills vidare kan du dock använda nedanstående lösning:

  1. Logga in på My Surftown
  2. Klicka på ”Supportcenter”
  3. Välj ”Status” på höger sida
  4. Nu kan ni se svaren på era supportmail

Jag beklagar djupt och tackar er för att ni gjorde oss medvetna om problemet!

Uppdatering – 21:e januari 2009
Problemet blev löst igår kl. 19:00, och alla berörda kunder kommer att orienteras via e-post under dagen.

Eldsjälar till en kundservice av världsklass

Det har skett en hel del ”bakom kulisserna” sedan Support 2.0-projektet sparkades igång tidigare i år. En ny och stark ledningsgrupp klev ombord för några månader sedan – och tro mig när jag säger att det bådar gott inför framtiden. 😉

Jag är mycket stolt över att kunna presentera två nya eldsjälar i form av Lotte Bendstrup och David Lerche. De är båda mycket rutinerade inom ledning och kundservice, och dessutom har de ytterst relevant branscherfarenhet i bagaget! Lotte har tidigare arbetat för Speednames/Ascio och David för både Azero och Zepto.

Deras främsta uppgift är att föra vår kundtjänst till den absoluta toppen nästa år. En utmaning som kräver fler eldsjälar som brinner för sitt uppdrag – att skapa en kundtjänst av världsklass. Tror du dig känna en riktig eldsjäl, så är du enormt välkommen att skicka vår jobblänk vidare – resulterar det i en anställning bjuder jag på ett års abonnemang!

Under sin första tid hos oss så har Lotte och David kastat sig över resultaten och feedbacken vi har fått genom era support-omdömen och våra enkäter. Dessutom analyserades supportens kompetenser och kapacitet, vilket ledde till en ambitiös utvecklingsplan för vår kundtjänst.

Helt klart har våra krafttag lett till en förbättring, vi kan redan nu se en positiv utveckling. Och det är vi givetvis väldigt glada över. Men som alltid, så är vi aldrig nöjda och vi tänker därför arbeta hårt med att behålla denna utveckling. Så fortsätt att bedöma era supportärenden, och fortsätt skicka era förslag och åsikter till oss – och på så vis hjälpa oss med målet att erbjuda Sveriges bästa kundservice.

Argh… det är dålig kundservice

I går kväll upptäckte vi en väldigt olycklig ”feature” i vårt nya supportsystem som vi lanserade under augusti månad. Supportmail med mer än tre svar från kunden har felaktigt blivit ”osynliga” i supportsystemet – tvärt om mot vad som var avsikten ;-(

Hela idén är att vi lätt kan upptäcka supportsaker med potential till låååååång behandlingstid – och att dessa saker blir omhändertagna snabbt av vår mest rutinerade supportpersonal! Men det kräver ju att supportsystemet är korrekt uppsatt… och det har den ansvariga utvecklaren äntligen fixat nu!

Felet har berört ca 40-50 supportmail per vecka, vilket innebär att vi för närvarande har en större hop av relativt gamla ärenden – och det är verkligen dålig kundservice!

Vi har försökt vara efterkloka och letat efter signaler som hade kunnat leda oss på rätt spår. Men det har faktiskt inte funnits några direkta frågor om ”när kan jag förvänta mig ett svar på supportmailet jag skickade för en vecka sedan”, varken på telefon eller mail.

Det kan tyda på att kunderna har fått svar t.ex. genom att öppna ett nytt supportärende. Därför har vi valt att dela upp den stora hopen av ärenden på tre dagar, samt kalla in extra bemanning.

Alla supportmail som är under tre dagar gamla besvaras inom kort, medan kunder med supportärenden mer än tre dagar gamla kontaktas om huruvida supportärendet fortfarande är aktuellt. Om ärendet fortfarande är aktuellt hamnar det i toppen av hopen, och får därmed högst prioritet. På det här viset försäkrar vi snabb support till alla ”aktuella” ärenden, istället för att använda tid och krut på äldre ärenden som redan är lösta.

Jag hoppas att ni håller med om att denna prioritering är rätt – om inte så är debatten öppen.

Status på Support 2.0

På den senaste workshoppen i augusti beslutade vi att lägga mer tid på det första svaret man fick från supportavdelningen. Så långt som möjligt skulle vi besvara frågan direkt – medvetna om att det i en övergångsperiod skulle kunna leda till längre svarstider.

Hittills har vi sett 2 tendenser:
A) Bättre svar och högre betyg i form av fler ”hjärtan”
B) Svarstiden har blivit längre på supportärenden via e-post

Vi har analyserat supportstatistiken före och efter de nya åtgärderna på supporten. Och vi måste tyvärr konstatera att försäljningsavdelningen efter bytet har fått in en hel del supportärenden både via telefon och chatt.

En stor del av våra supporters kan lösa försäljning- och supportrelaterade frågor. Så därför påverkas naturligtvis svarstiderna på e-postärenden hos supportavdelningen, när många kunder försöker uppnå ett snabbare svar genom att kontakta försäljningsavdelningen.

Den goda kundupplevelsen
För att försäkra oss om en god (och rättvis) kundupplevelse för alla har vi därför sett oss tvingade till att begränsa kontaktmöjligheterna för försäljningsavdelningen – hädanefter kan avdelningen endast kontaktas via e-post.

Supportavdelningen kan däremot fortfarande kontaktas via telefon alla vardagar kl. 9-16 av kunder med VIP-support. Denna typ av support är inkluderad i våra företags-webbhotell och kan köpas till privat-webbhotellen – så det finns möjlighet för telefonsupport oavsett abonnemang.

Vi anser att det är det mest rättvisa sättet att leverera support till alla våra kunder – om du har åsikter eller frågor är du mycket välkommen till att kommentera. I övrigt vill vi hälsa från supportavdelningen och säga att de arbetar hårt på att få ner svarstiderna. 🙂

1 2